المكاتب المفتوحة والمقاعد “المرنة”.. إليك الخطوات التي تجعل بيئة العمل المفتوحة أسهل وأكثر إبداعيّة

iStock-512979254-900x400.jpg

المكاتب المفتوحة والمقاعد «المرنة» شائعةٌ جداً في أماكن العمل الحديثة المصمَّمة بعناية. وبينما يأمل المصمِّمون والمديرون في تحسين التواصل عن طريق تشجيع تحدُّث العاملين مع بعضهم البعض، أشارت عدَّة دراساتٍ إلى أنها قد تؤدي إلى نتيجةٍ عكسيةٍ، وعوضاً عن ذلك فهي ببساطةٍ مصمَّمةٌ للحدِّ من التكاليف. وهناك إجماعٌ عامٌّ بأنها تصيب العاملين بالبؤس.

إذا كنت عالقاً في مكتبٍ مفتوحٍ، فهناك بضعة خطواتٍ يمكنك اتِّخاذها لإبعاد الضوضاء عن مسامعك، والتركيز، وجعل بيئة عملك أكثر ترحاباً كل يوم، حسب صحيفة The New York Times الأميركية.

اعتبر المكان بيتك

بضع متعلقاتٍ شخصيةٍ، كصورةٍ، أو لعبة مكاتب تعبِّر عن شخصيتك أو كنزةٌ يمكنك ارتداؤها إذا كان الطقس بارداً (نعلم جميعاً كم تكون المكاتب المفتوحة باردةً) ستجعل مكتبك -سواء كان بمقاعد مرنةٍ أم لا- مكاناً يُشعِرك بالقدرة على الاسترخاء فيه وإنجاز عملك. أضف قارورة مياهٍ، ومطهر يَدَين، ومُرطِّباً، وستشعر حقاً أنك في بيتك. أنا أحب الاحتفاظ بمظلةٍ وسترةٍ فضفاضةٍ في مساحة تخزيني بالمكتب، على حسب الموسم.

روي مان، المدير العام والشريك المؤسس لـmonday.com، وهي شركةٌ تساعد فرق العمل على التعاون بصورةٍ أفضل، قال إنه يفضِّل تعليق بعض ساعات الحائط الظاهرة أمام الأعين -لا الساعات التي على حاسوبك المحمول أو هاتفك الخلوي فحسب.

وعلَّل مان ذلك قائلاً: «نفعل هذا ليستطيع الناس قياس وقتهم، واستيعاب المدة التي تستغرقها الاجتماعات، وتقدير الزمن الذي يقضونه في إنجاز المشروعات».

على نحوٍ شبيهٍ، فكِّر في إجراء بعض التحديثات على مكتبك لتحسين جودة حياتك، مثل لوح شحنٍ لاسلكيٍّ للحفاظ على امتلاء بطارية هاتفك أثناء اليوم. وإذا لم يكن هاتفك يدعم الشحن اللاسلكي، أو حتى إذا كان يدعمه، فمحاور الـUSB تشحن كل شيءٍ وتمنحك كذلك طريقةً لتوصيل بضعة أجهزةٍ إضافية.

وتقترح شركة Wirecutter، التابعة لصحيفة New York Times الأميركية، والمتخصصة في مراجعة المنتجات، استعمال محاور USB 3.0 والمحاور المخصَّصة للحواسب الجديدة التي تستعمل تقنية USB-C. وترشِّح كذلك محور شحن USB مُتعدِّد المخارج صغيراً بما يكفي لتخزينه في أيِّ مكتبٍ، حتى المكاتب المشتركة. تذكَّر فقط أن تحضر كابل شحنٍ جيداً.

إذا لم يكن لديك مكتبٌ مخصَّصٌ ولكن لديك مساحة تخزينٍ كدولابٍ أو خزانةٍ أو صوانٍ، احرص على أن تكون متعلقاتك قابلةً للحمل بما يكفي لتخزينها. يمكنك حتى التفكير في إحضار حقيبة كتفٍ صغيرةٍ، لتستطيع وضع أغراضك بها في نهاية اليوم وأخذها عندما تصل في الصباح.

أضف بعض الخضرة

يمكن لبعض الخضرة أن تخلق مساحةً تساعد على الاسترخاء، والنباتات الملائمة للمكاتب مثل النباتات العصارية والهوائية يسهل الاعتناء بها. وستظل حيةً إذا اضطررت لتبديل مقعدك، أو أخذت إجازةً مرضيةً أو عطلة ترفيهية لبضعة أيام. لدينا اقتراحات لنباتاتٍ لا تموت إلا بصعوبةٍ ونصائح للاعتناء بالنباتات المنزلية.

أيَّ ما تفعل، احرص على أن تزدهر النباتات في بيئة مكتبك. فحتى وإن لم يكن النبات الذي تشتريه بحاجةٍ إلى كثيرٍ من المياه، ربما لا يتحمَّل أضواء الفلورسنت، بعيداً عن النوافذ. وقد تتحمَّل نباتاتٌ أخرى الضوء المباشر، ولكن يتعطَّل نموُّها بسبب برودة الجو. في وظيفتي السابقة، وضعت بعض النباتات العصارية قرب نافذةٍ باردةٍ غير معزولةٍ، فلم تنمُ النباتات حتى أبعدتها عن النافذة.

استعمل سماعة الأذن لحجب الضوضاء

كان مصمِّمو المكاتب يأملون في أن تشجِّع المساحات المفتوحة العاملين على التعاون عن طريق إزالة العوائق الجسدية أمام التواصل. ولكن عوضاً عن ذلك، صارت سماعات الأذن هي الحوائط الجديدة، لأن تلك المساحات المفتوحة يمكن أن تكون صاخبةً، والخصوصية أمرٌ غايةٌ في الأهمية. أنا من أنصار ارتداء سماعات الأذن في المكاتب، ومع أنها بالتأكيد قد تجعل بعض التفاعلات داخل مكان العمل محرجةً بعض الشيء، فليس من الصعب تجاوز هذه المشكلة، والتضحية بذلك لأجل الخصوصية جديرٌ بالعناء تماماً.

ليست كلُّ سماعات الأذن سواسيةً، وليست كلها مناسبةً لأماكن العمل. فالسماعات المسمَّاة بالسماعات مفتوحة الظهر تقدِّم صوتاً غنياً وشاملاً بقدرٍ أكبر، ولكن الظهور المفتوح يعني أن الجميع يمكنهم سماع القليل مما تستمع إليه. أما السماعات مغلقة الظهر على الجانب الآخر توفِّر قدراً أكبر من الانعزال، مما يعني أنك ستشعر بأن جودة الصوت محكمةٌ أكثر، ولكنك لن تزعج الجالس جوارك بحفلٍ غنائيٍّ لم يشتر تذكرةً لحضوره.

يمكنك استعمال سماعة هاتفك نفسها، وإذا كنت بحاجةٍ إلى المساعدة في العثور على سماعاتٍ لاسلكيةٍ جيدةٍ، طالع دليل Wirecutter. ولكن إذا كنت ترغب في صوتٍ جيدٍ وطريقةٍ أوضح لتنبيه الآخرين بأنك تعمل، فأنت بحاجةٍ إلى سماعاتٍ مغطيةٍ للأذنين وحاجبةٍ للضوضاء.

وأنا أتفق مع Wirecutter في أنك لن تجد أفضل من سماعة Bose QuietComfort 35 Series II. فهي مريحةٌ لارتدائها فتراتٍ طويلةً، وتوفِّر جودة صوتٍ عظيمةً وتتميز بحجب الضوضاء التي ستمنع عنك الأصوات الخلفية مثل زملاء العمل الثرثارين (طالما ليسوا ثرثارين أكثر من اللازم). وهي باهظة الثمن، لذا يملك Wirecutter بضعة خياراتٍ أخرى معقولة الثمن كذلك.

استعن بالموسيقى على التركيز

لا يهوى الجميع الإصغاء إلى الموسيقى أثناء العمل، لكني أجد أن قائمةً من التسجيلات الصوتية البهيجة والخالية من الكلمات تساعدني على الانفصال عن بقية العالم والتركيز. على الأرجح لديك خدمةٌ موسيقيةٌ مفضلةٌ على الإنترنت بالفعل، أو حتى قائمة تشغيلٍ رائعةٌ تستمع إليها حين ترغب في التركيز، لكن فكِّر في استعمال المحطَّات المناسبة لكل مزاجٍ في تلك الخدمات كذلك.

فعلى سبيل المثال، هناك خدماتٌ مثل Spotify أو Google Play Music تسمح لك بالبحث عن كلماتٍ مثل «تركيز» أو «عمل»، وتشغِّل لك أوتوماتيكياً أغاني تحثُّك على إتمام أعمالك. وإذا لم تكن معجباً بالمحتوى الذي تقدمه Spotify أو Google، فموقع YouTube يحتوي على قنواتٍ موسيقيةٍ حيَّةٍ ومبنيةٍ على تفضيلات المستخدم تُشَغِّل على وجه التحديد «موسيقى للاستماع إليها أثناء العمل أو الاستذكار»، مثل محطات الـlo-fi للهيب هوب الآلاتيِّ والمحطات الأخرى التي تعمل على مدار اليوم وتشغِّل موسيقى إليكترونيكا خافتةً وخاليةً من الكلمات مخصَّصةً لمساعدتك على التركيز. أما إذا كنت تفضِّل مزيداً من التحكم، فيمكنك دوماً الاعتماد على Pandora لأنك يمكن أن تعطي الخدمة أغنيةً أو مطرباً ما لتبني عليها بقية قائمة التشغيل.

ابتعد من حينٍ إلى آخر

بغض النظر عن مكان عملك، حاول الابتعاد عنه بين الحين والآخر. العمل من المنزلخيارٌ رائعٌ إذا كان متاحاً لديك. وإذا لم يكن، حاول العثور على ركنٍ هادئٍ في مكتبك للهروب من الضوضاء. يمكنك حتى أن تجرِّب أن تخيِّم في حجرة اجتماعاتٍ خاليةٍ بضع ساعاتٍ، أو تحجزها معظم ساعات اليوم لتمنح نفسك -وربما بعض زملائك- مكاناً هادئاً يساعد على الإنتاجية.

وقد أيَّدَ روي مان هذه الفكرة. إذ قال: «أحياناً تكون بحاجةٍ إلى بضع دقائق من الخصوصية أو حجرةً تركز فيها دون إزعاج. والحجر الأصغر حجماً ضروريةٌ للنجاح في أماكن العمل المفتوحة إذ أنها تمنح الناس الفرصة للعمل على انفرادٍ أو في هدوءٍ معاً. وتسمح المساحات المفتوحة كذلك ببناء مناطق عموميةٍ كبيرةٍ للتجمُّع والمعاشرة. ولكي تكون المساحة المفتوحة فعَّالةً، يحتاج الناس أيضاً إلى امتلاك القدرة على الجلوس وحدهم أو برفقة أحدٍ آخر على انفراد».

اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار وردبرس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s